Atualiza e introduz novas normas e forma de procedimentos no regime de adiantamento, e dá outras providências.
A CÂMARA MUNICIPAL DE DUQUE DE CAXIAS decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
CAPÍTULO
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1°. Fica instituída, na Prefeitura de Duque de Caxias, a forma de pagamento de despesas pelo regime de adiantamento, que reger-se-a segundo as normas vigentes que disciplinam a matéria.
Art. 2°. Entende-se por adiantamento o numerário colocado à disposição de servidor, preferencialmente estável a fim de lhe dar condições de realizar despesas que, por sua natureza ou urgência, não possam aguardar o processamento normal.
Art. 3°. Os pagamentos a serem efetuados através do Regime de Adiantamento ora instituído, restringir-se-ão aos casos previstos nesta Lei e sempre em caráter de exceção.
Art. 4°. O adiantamento mensal de cada espécie de despesa não ultrapassará o valor de R$ 1.000,00 (Mil Reais).
Art. 5°. Poderão realizar-se sob o regime de adiantamento os pagamentos decorrentes das seguintes espécies de despesa:
I – despesas com material de consumo;
II – despesas com serviços de terceiros;
III – despesas com transportes em geral;
IV – despesas judiciais;
V – despesas com representação eventual;
VI – despesa que tenha de ser efetuada em lugar distante da Sede da Prefeitura; e
VII – despesa miúda e de pronto pagamento.
Art. 6°. Considera-se despesa miúda e de pronto pagamento, para os efeitos desta Lei, as que se realizam com:
I – selos postais, telegramas, radiogramas, material e serviços de limpeza e higiene, lanches em serviços externos, pequenos carretos, transportes urbanos, pequenos consertos,aquisição avulsa de livros, jornais e outras publicações;
II – encadernações avulsas e artigos de escritório, de desenho, impressos e papelaria, cópias xerográficas, em quantidade restrita, para uso ou consumo próximo ou imediato;
III – outra qualquer, de pequeno vulto e de necessidade imediata, desde que devidamente justificada.
Art. 7°. As despesas com artigos em quantidade maior, de uso ou consumo remotos, correrão pelos itens orçamentários próprios e seguirão o processamento normal de despesa.
Capítulo II
DAS REQUISIÇÕES DE ADIANTAMENTO
Art. 8°. As requisições de adiantamentos serão feitas pelos servidores credenciados, através de ofícios dirigidos aos seus respectivos Secretários, que se concordarem em dar prosseguimento à requisição, determinarão a atuação e protoeolização da requisição, submetendo-a à autorização do Prefeito.
Art. 9°. Dos ofícios requisitórios de adiantamento constarão, necessariamente, as seguintes informações:
I – dispositivo legal em que se baseia;
II – identificação da espécie de despesa mencionando o item do Artigo 5°. no qual ela se classifica;
III – nome completo, cargo ou função do servidor responsável pelo adiantamento;
IV – dotação orçamentária a ser onerada;
V – prazo de aplicação.
Art. 10. O prazo de aplicação poderá ser em base mensal, mencionando-se, neste caso, o valor global do adiantamento, a quantia mensal a ser entregue e os meses de aplicação.
Art. 11. Cada Secretaria só poderá possuir dois servidores credenciados para recebimento de adiantamento, exceto aquelas em que tiverem suas unidades distantes da Secretaria, cabendo, neste caso, o credenciamento de mais 1 ou 2 servidores por unidade, conforme o caso.
Art. 12. Não fará novo adiantamento:
I – para despesa já realizada;
II – a servidor em alcance; e
III – a servidor responsável por dois adiantamentos;
CAPÍTULO III
DO PERÍODO DE APLICAÇÃO
Art. 13. O adiantamento solicitado em base mensal somente poderá ser aplicado durante o mês a que se refere ou durante o período de trinta dias, a contar da data da entrega do dinheiro ao responsável.
Art. 14. Nenhum pagamento poderá ser efetuado fora do período de aplicação.
CAPÍTULO IV
DA TRAMITAÇÃO DOS PROCESSOS DE ADIANTAMENTOS
Art. 15. O oficio requisitório será autuado e protocolado seguindo diretamente ao Gabinete do Prefeito para a competente autorização.
Art. 16. Os processos de adiantamento terão sempre andamento preferencial e urgente.
Art. 17. Autorizada, a despesa será empenhada e paga com cheque nominal a favor do responsável indicado no processo.
Art. 18. Cabe à Coordenadoria de Contabilidade verificar, antes de registrar o empenho, se foram cumpridas as disposições deste Decreto, sendo que, constando algum defeito processual, não dará prosseguimento ao processo, devendo devolvê-lo informado, para os reparos que se fizerem necessários.
Art. 19. Efetuado o pagamento, a Coordenadoria de Contabilidade inscreverá o nome do responsável no Sistema de Compensação em conta apropriada subordinada ao Grupo 4.03.01 – RESPONSÁVEIS POR ADIANTAMENTOS.
CAPÍTULO V
DAS NORMAS DE APLICAÇÃO DO ADIANTAMENTO
Art. 20. O adiantamento não poderá ser aplicado em despesa de classificação diferente daquela para a qual foi autorizado.
Art. 21. A cada pagamento efetuado o responsável exigirá o correspondente comprovante: nota fiscal, nota simplificada, cupom; recibo, etc.
Art. 22. As notas fiscais serão sempre emitidas em nome da Prefeitura Municipal de Duque de Caxias.
Art. 23. Os comprovantes de despesa não poderão conter rasuras, emendas, borrões e valor ilegível, não sendo admitido em hipótese alguma, segundas vias, cópias xerox, fotocópias ou qualquer outra espécie de reprodução.
Aart. 24. Em todos os comprovantes de despesa, constará o atestado de recebimento do material ou da prestação do serviço.
CAPÍTULO VI
DO RECOLHIMENTO DO SALDO
Art. 25. O saldo de adiantamento não utilizado será recolhido ao Departamento do Tesouro Municipal, mediante guia de arrecadação onde constará o nome do responsável e identificação do adiantamento cujo saldo está sendo restituído.
Art. 26. O prazo para recolhimento do saldo não utilizado será de três dias úteis, a contar do termo final do período de aplicação.
Art. 27. O Departamento do Tesouro Municipal classificará o valor recolhido no grupo das receitas extra-orçamentárias.
Art. 28. A Coordenadoria de Contabilidade à vista da guia de recolhimento, emitirá a nota de anulação correspondente, juntando uma via ao processo e registrará a anulação no Diário da Despesa Empenhada e no Diário da Despesa Realizada.
Art. 29. No mês de dezembro todos os saldos de adiantamento serão recolhidos ao Departamento do Tesouro Municipal até o último dia útil, mesmo que o período de aplicação não tenha expirado.
Art. 30. Se, eventualmente, algum saldo de adiantamento for recolhido no exercício seguinte, o valor será classificado como receitas diversas do exercício.
CAPÍTULO VII
DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
Art. 31. No prazo de 10 (dez) dias, a contar do término do período de aplicação, o responsável prestará contas da aplicação do adiantamento recebido.
Parágrafo Unico. A cada adiantamento corresponderá uma prestação de contas.
Art. 32. A prestação de contas far-se-á mediante entrada, na Coordenadoria de Contabilidade, dos seguintes documentos:
I – oficio conforme modelo a ser elaborado pela Coordenadoria de Contabilidade;
II – impressos conforme modelos anexos à presente Lei;
III – relação de todos os documentos de despesa, constando: número e data do documento; espécie de documento; nome do interessado; e valor da despesa, constando, no final da relação, a soma da despesa realizada;
IV – cópia da guia de recolhimento do saldo não aplicado,se houver;
V – cópias da Nota de Empenho e da Nota de Anulação, se houve saldo recolhido;
VI – documentos das despesas realizadas, dispostos em ordem cronológica, na mesma seqüência da relação mencionada no item
III deste artigo;
VII – os documentos no item IV deste artigo, de medidas reduzidas, serão colados em folhas brancas tamanho ofício; em cada folha poderão ser colados quantos documentos forem possíveis sem que fiquem sobrepostos uns aos outros; e
VIII – em cada documento constará, obrigatoriamente: atestado de recebimento do material ou da prestação do serviço; a finalidade da despesa; o destino do material e outros esclarecimentos que se fizerem necessários à perfeita caracterização da despesa.
Art. 33. Não serão aceitos documentos rasurados, ilegíveis, com data anterior ou posterior ao período da aplicação do adiantamento ou que se refira a despesa não classificável na espécie de adiantamento concedido.
Parágrafo Único. Somente serão aceitos documentos originais, não se admitindo outras vias, xerox, fotocópias, ou outra espécie de reprodução.
CAPITULO VIII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 34. Cabera a Coordenadoria de Contabilidade a tomada de contas dos adiantamentos.
Art. 35. Recebidas as prestações de contas, conforme dispõe o Artigo 34 desta Lei, a Controladoria Geral do Município verificará se as disposições da presente Lei foram inteiramente cumpridas, fazendo as exigências necessárias, fixando prazos razoáveis para que os responsáveis possam cumprí-las.
Art. 36. Com o parecer da Controladoria Geral do Município, o processo será encaminhado diretamente ao Chefe do Poder Executivo, para aprovação ou não aprovação das contas, voltando à Coordenadoria de Contabilidade para as seguintes providências:
I – no caso de as contas terem sido aprovadas:
a) baixar a responsabilidade inscrita no sistema de compensação;
b) convidar o responsável para tomar ciência, no próprio processo; e
c) arquivar o processo de prestação de contas apenso ao processo que autorizou o adiantamento, em local seguro onde ficará à disposição do Tribunal de Contas.
II – na hipótese da aprovação das contas condicionadas a determinadas exigências:
a) providenciar o cumprimento das exigências determinadas; e
b) adotar as medidas indicadas no Inciso anterior.
III – não tendo sido aprovadas as contas, seguir a orientação determinada pelo Prefeito em seu despacho final.
Art. 37. A Coordenadoria de Contabilidade organizará um calendário para controlar as datas em que deverão entrar as prestações de contas de adiantamento concedidos.
Art. 38. No dia útil imediato ao vencimento do prazo para prestação de contas, sem que o responsável a» tenha apresentado, a Coordenadoria de Contabilidade oficiará diretamente ao responsável, concedendo-lhe o prazo final e improrrogável de três dias úteis para fazê-lo.
Parágrafo Único. Na cópia do ofício o responsávei assinará o recebimento da via original colocando de próprio punho a data do recebimento.
Art. 39. Não sendo cumprida a obrigação da prestação de contas, após o vencimento do prazo final estabelecido no artigo anterior, a Coordenadoria de Contabilidade remeterá, no dia imediato, a cópia do oficio referida no Parágrafo Único do Artigo 38 desta Lei, à Procuradoria Geral do Município, devidamente informada, para abertura de sindicância, nos termos da legislação vigente.
Art. 40. As omissões para aplicação desta Lei serão disciplinadas pela Secretaria Municipal de Fazenda e pela Controladoria Geral do Município.
Art. 41. Esta Lei entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, especialmente a Lei n°. 1.034, de 11 de abril de 1991.
PREFEITURA MUNICIPAL DE DUQUE DE CAXIAS, em 25 de setembro de 1998.
JOSÉ CAMILO ZITO DOS SANTOS FILHO.
Prefeito Municipal